Handwerker haben bei der Rechnungsstellung spezielle Anforderungen: Materialkosten, Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen gehören zum Alltag. Hier die wichtigsten Tipps für korrekte Handwerker-Rechnungen.
Material vs. Arbeitsleistung: Richtig trennen
Warum die Trennung wichtig ist:
- Steuerliche Absetzbarkeit für Privatkunden (nur Arbeitskosten!)
- Transparenz für den Kunden
- Saubere Kalkulation für Sie
Gliedern Sie Ihre Rechnung immer in:
- Arbeitsleistung mit Stunden und Stundensatz
- Material einzeln aufgeführt
- Optional: Anfahrtskosten separat
Abschlagsrechnungen bei größeren Aufträgen
Bei Projekten ab 3.000 € schützen Abschlagsrechnungen Ihre Liquidität.
Standard-Modell für Handwerker:
- 30-40% nach Auftragserteilung (Materialbeschaffung)
- 30-40% nach Baufortschritt (z.B. Rohbau fertig)
- 20-30% nach Fertigstellung (Schlussrechnung)
Wichtig: Die Abschlagsrechnung muss den Leistungsstand beschreiben! „Abschlagsrechnung Nr. 1 – Demontage abgeschlossen, Material angeliefert“
Obergrenze beachten: Maximal 90% in Abschlägen, sonst gibt’s Ärger mit dem Finanzamt.
Die Schlussrechnung
Am Ende führen Sie alle Abschläge zusammen:
- Gesamtleistung auflisten
- Bereits gezahlte Abschläge mit Rechnungsnummer abziehen
- Restbetrag ausweisen
Nachträge und Zusatzarbeiten
Zusatzleistungen, die nicht im ursprünglichen Angebot waren, immer schriftlich bestätigen lassen! Per E-Mail oder Nachtragsangebot.
Erstellen Sie eine separate Rechnung mit Verweis auf die Hauptrechnung: „Nachtrag zur Rechnung 2025-089“
Gewährleistungshinweise
Empfehlenswert auf jeder Rechnung:
„Gewährleistungsfrist: 2 Jahre ab Abnahme (§ 634a BGB). Bitte prüfen Sie die Leistung bei Übergabe.“
Quickvoice für Handwerker
✅ Angebote, Aufträge & Rechnungen sauber erstellen und verwalten – vom ersten Angebot bis zur fertigen Rechnung
✅ Mahnungen & Gutschriften direkt aus dem System heraus erstellen – inklusive professionellem Versand-Workflow
✅ Individuelle Dokumentvorlagen (DOCX): Eigene Rechnungs-/
✅ QR-Code auf Rechnungen für einfache One-Klick-Zahlungen
✅ Nummernkreise & Präfix-Schemata für Rechnungen flexibel definierbar (z. B. mit Jahr/
✅ Zahlungseingänge im Blick: Zahlungen erfassen und nachvollziehen, was offen ist und was bezahlt wurde
✅ Kunden- & Artikelverwaltung: Stammdaten gepflegt, schnell wiederverwendbar für neue Dokumente
Quickvoice versteht Handwerker – probieren Sie es aus!