Offene Forderungen kosten Nerven und Liquidität. Ein professionelles Mahnwesen sorgt dafür, dass Sie schneller an Ihr Geld kommen – ohne die Kundenbeziehung zu gefährden.
Die 3 Eskalationsstufen
Stufe 1: Freundliche Zahlungserinnerung (Tag 1-3 nach Fälligkeit)
Ton: Freundlich, verständnisvoll Annahme: Rechnung wurde übersehen
„Guten Tag Herr Müller, vermutlich ist unsere Rechnung vom 15.02. einfach untergegangen. Könnten Sie bitte zeitnah den Betrag überweisen? Vielen Dank!“
Keine Kosten für den Kunden
Stufe 2: Erste Mahnung (7-14 Tage nach Fälligkeit)
Ton: Bestimmt, aber sachlich Annahme: Zahlungsschwierigkeiten möglich
„Leider haben wir trotz Zahlungserinnerung noch keinen Zahlungseingang festgestellt. Bitte begleichen Sie den Betrag bis zum [Datum]. Bei Problemen melden Sie sich gerne.“
Optional: Mahngebühren (5-10 €)
Stufe 3: Letzte Mahnung (21-30 Tage nach Fälligkeit)
Ton: Ernst, mit konkreten Konsequenzen
„Dies ist unsere letzte Mahnung. Sollte der Betrag nicht bis zum [Datum] eingehen, werden wir ein Inkassobüro einschalten / rechtliche Schritte einleiten.“
Mahngebühren: 10-15 € Verzugszinsen: 9% über Basiszinssatz (B2B) / 5% (B2C)
Nach Stufe 3: Inkasso oder Mahnbescheid
Inkassobüro beauftragen
- Kostet 15-25% der Forderung
- Professionelles Vorgehen
- Sie sind raus aus der Kommunikation
Gerichtliches Mahnverfahren
- Günstiger als Inkasso
- Offizieller Mahnbescheid
- Bei Widerspruch: Gerichtsverfahren
Die richtige Timing-Strategie
Zu früh mahnen: Verärgert gute Kunden Zu spät mahnen: Forderung wird schwieriger eintreibbar
Empfohlener Ablauf:
- Tag 0: Rechnung mit 14 Tagen Zahlungsziel
- Tag 17: Freundliche Zahlungserinnerung
- Tag 25: Erste Mahnung
- Tag 35: Zweite/Letzte Mahnung
- Tag 45: Inkasso/Mahnbescheid
Verzugszinsen richtig berechnen
Formel: (Forderungsbetrag × Zinssatz × Tage im Verzug) / (365 × 100)
Beispiel: 1.000 € Forderung, 30 Tage überfällig, 9% Verzugszinsen = (1.000 × 9 × 30) / 36.500 = 7,40 €
Mahngebühren: Was ist erlaubt?
Pauschalgebühren:
-
- Mahnung: 5 €
-
- Mahnung: 10 €
-
- Mahnung: 15 €
Plus: Verzugszinsen und tatsächliche Aufwendungen
Nicht erlaubt: Überhöhte Fantasiegebühren
Tipps für schwierige Fälle
Der zahlungsunwillige Kunde
Bleiben Sie sachlich, dokumentieren Sie alles, scheuen Sie sich nicht vor rechtlichen Schritten.
Der zahlungsunfähige Kunde
Bieten Sie Ratenzahlung an – besser wenig als nichts.
Der Stammkunde mit Zahlungsproblemen
Persönliches Gespräch suchen, Lösung finden, Kulanz zeigen.