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Häufig gestellte Fragen

Wie erstelle ich eine Rechnung?

Um eine neue Rechnung in Quickvoice zu erstellen, folgen Sie diesen Schritten:

– Navigieren Sie zum Menüpunkt „Rechnungen“
– Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neue Rechnung“
– Wählen Sie einen Kunden aus der Dropdown-Liste oder über die Suchfunktion
– Geben Sie die Rechnungsdaten ein:
      Rechnungsdatum
      Fälligkeitsdatum
      Zahlungsbedingungen
      Referenznummern
– Fügen Sie Rechnungspositionen hinzu:
– Klicken Sie auf „Position hinzufügen“
– Geben Sie die Positionsdaten ein (Artikelbezeichnung, Menge, Einzelpreis, Einheit, Steuersatz)
– Wiederholen Sie diesen Schritt für weitere Positionen
– Klicken Sie auf „Speichern“
– Erstellen Sie die Rechnungsdokumente. Jetzt wird das Rechnungsdatum gesetzt und die Dokumente gemäß Ihrer Konfiguration (PDF, ZUGFeRD, X-Rechnung) erstellt
– Überprüfen Sie die Rechnung in der Vorschau durch Klicken auf „Vorschau“
Nach dem Erstellen können Sie die Rechnung als PDF exportieren, per E-Mail versenden oder ausdrucken.

Wie versende ich eine Rechnung?
Um eine Rechnung in Quickvoice zu versenden, folgen Sie diesen Schritten:
Konfiguration:
– Die E-Mail mit der Rechnunge wird an die im jeweiligen Kundenprofil hinterlegten E-Mail-Adressen gesendet
– Den Mail-Betreff und den Text in Ihrer Mail können Sie in „Einstellungen“ – „Rechnungen“ hinterlegen
– Den Mail-Absender können Sie unter „Verbindungen einrichten“ konfigurieren
Senden:
– Navigieren Sie zur Rechnungsansicht der gewünschten Rechnung
– Wenn noch keine Dokumente erstellt wurden: Wählen Sie „bearbeiten“ und anschließend „Rechnungsdokument erstellen“
– Klicken Sie auf die Schaltfläche „Per E-Mail versenden“
– Das System verschickt eine E-Mail-mit der Rechnung als Anhang
– Nach dem Versand wird die Rechnung automatisch als „gesendet“ markiert und das Versanddatum gespeichert
Kann ich die Rechnungsnummer einstellen?
Jein..
die Rechnungsnummern können in Quickvoice umfassend konfiguriert werden, eine spezifische Rechnungsnummer in jeder Rechnung auszuwählen ist nicht gewollt aber auch nicht notwendig.
Sie müssen Ihre Rechnungsnummern nie wieder selbst verwalten!
Navigieren Sie zu „Einstellungen“ → „Rechnungskonfiguration“
Dort können Sie folgende Einstellungen vornehmen:
– Präfix-Schema festlegen (z.B. „R%y%m%d“ für ein Präfix mit Jahr, Monat und Tag)
– Anzahl der führenden Nullen für die fortlaufende Nummer einstellen

➥ Das System berechnet automatisch das aktuelle Präfix basierend auf dem Schema
      Die Rechnungsnummer setzt sich zusammen aus dem konfigurierten Präfix und einer fortlaufenden Nummer
Kann man Rechnungen nachträglich bearbeiten?
Ja, Rechnungen können in Quickvoice auch nach der Erstellung bearbeitet werden:

– Navigieren Sie zur Rechnungsübersicht
– Klicken Sie auf die gewünschte Rechnung, um sie zu öffnen
– Im Bearbeitungsmodus können Sie Ihre Änderungen vornehmen
– Wenn Sie zuvor bereits Rechnungsdokumente erzeugt haben, müssen Sie jetzt eine Rechnungskorrektur  durchführen.

– Anschließend können Sie Ihrem Kunden die korrigierte Rechnung in der Übersicht senden.
Wie sehe ich ob eine Rechnung bezahlt ist?
Der Zahlungsstatus einer Rechnung kann auf mehrere Arten eingesehen werden:

In der Rechnungsübersicht:
Jede Rechnung zeigt ihren Zahlungsstatus durch die hinterlegte Farbe an (offen, teilweise bezahlt, bezahlt)
Das System unterstützt auch Teilzahlungen.. Wenn die Rechnung bereits angezahlt wurde, wird der bezahlte Betrag wird neben dem Gesamtbetrag angezeigt

Sie können die Rechnungen auch nach Zahlungsstatus filtern.
Über die Zahlungseingangsübersicht:
Hier werden alle Zahlungseingänge mit den zugehörigen Rechnungen angezeigt
Das System unterstützt auch Teilzahlungen.

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